Khi nói đến thiết kế sản phẩm số cho SME, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa thường bắt đầu với một tham vọng lớn: xây dựng hệ thống “đầy đủ như phần mềm enterprise ngoài thị trường”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc cố gắng nhồi nhét quá nhiều tính năng ngay từ đầu lại khiến sản phẩm trở nên phức tạp, khó sử dụng và gây lãng phí nguồn lực.

Trong hành trình chuyển đổi số, điều mà SME cần không phải là một sản phẩm cồng kềnh, mà là giải pháp tinh gọn, tối ưu cho đúng nhu cầu. Bài viết này sẽ phân tích lý do vì sao ít tính năng nhưng hiệu quả lại là hướng đi bền vững cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

SME không cần tất cả – SME cần đúng cái cần thiết

Một trong những ngộ nhận phổ biến khi SME bắt đầu triển khai sản phẩm số là mong muốn xây dựng một hệ thống “đầy đủ như các phần mềm lớn ngoài thị trường”. Từ CRM, quản lý nhân sự, cho đến tự động hóa marketing, mọi thứ đều được liệt kê vào bản yêu cầu tính năng.

Nhưng thực tế cho thấy, theo nhiều nghiên cứu và trải nghiệm thực tế từ khách hàng SME: 80% người dùng chỉ sử dụng khoảng 20% tính năng của một phần mềm. Phần còn lại hoặc bị bỏ quên, hoặc gây ra sự phức tạp không cần thiết. Điều này dẫn đến chi phí đào tạo cao, nhân viên mất thời gian làm quen, trong khi hiệu quả thực tế lại không tăng.

Với SME, vấn đề không phải là làm nhiều, mà là làm đúng. Đúng tính năng, đúng thời điểm, và đúng người dùng.

Vì sao “ít tính năng” lại hiệu quả hơn?

Tư duy “làm ít nhưng chất” không phải là một khẩu hiệu sáo rỗng. Nó được minh chứng qua mô hình Minimal Viable Product (MVP) hay Lean Product – vốn nổi tiếng trong khởi nghiệp công nghệ, nhưng lại đặc biệt phù hợp cho SME khi nguồn lực luôn hạn chế.

Một sản phẩm tinh gọn mang lại ít nhất bốn lợi ích quan trọng:

1. Dễ hiểu – dễ dùng

Nhân viên trong doanh nghiệp SME thường không có nhiều thời gian để tham gia các khóa đào tạo dài ngày. Nếu sản phẩm đơn giản, tập trung vào vài chức năng cốt lõi, họ có thể nhanh chóng tiếp cận và ứng dụng vào công việc hàng ngày.

Ví dụ, một công ty logistic nhỏ không cần đến hệ thống CRM phức tạp hay AI phân tích hành vi khách hàng. Thứ họ cần nhất lúc đầu chỉ là một dashboard theo dõi đơn hàng, một hệ thống cảnh báo trễ giao hàng, và lịch trình xe tải. Chỉ vậy đã đủ để cải thiện vận hành.

2. Triển khai nhanh và cải tiến liên tục

Thay vì mất 6 tháng để xây dựng một hệ thống lớn, SME có thể đưa sản phẩm vào hoạt động chỉ sau 4–6 tuần bằng cách tập trung vào 2–3 tính năng thiết yếu. Sau khi chạy thử, doanh nghiệp có thể thu thập phản hồi từ người dùng nội bộ, từ đó tinh chỉnh và mở rộng.

Đây chính là tư duy “build – measure – learn”: xây dựng nhanh, đo lường hiệu quả, rồi cải tiến liên tục.

3. Tối ưu chi phí

SME luôn có bài toán ngân sách. Đầu tư vào 10 tính năng mà chỉ 2 cái được sử dụng thực chất là một sự lãng phí lớn. Ngược lại, một hệ thống nhỏ nhưng đúng nhu cầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí đào tạo, bảo trì và giảm thiểu rủi ro thay đổi giữa chừng. Quan trọng hơn, nó nâng cao ROI (Return on Investment), vì mỗi tính năng đều mang lại giá trị thực sự.

4. Dễ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Một hệ thống đơn giản và linh hoạt sẽ dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp lớn dần. Bạn có thể bổ sung mô-đun mới hoặc cải tiến luồng xử lý, thay vì phải tháo bỏ và xây lại từ đầu một hệ thống cồng kềnh.

Vì sao SME thường “tham tính năng”?

Nếu sản phẩm tinh gọn mang lại nhiều lợi ích như vậy, tại sao nhiều SME vẫn mắc kẹt trong “ma trận tính năng”? Có bốn nguyên nhân chính:

• Tâm lý sợ thiếu: nhiều doanh nghiệp nghĩ “làm dư cho chắc”, nhưng lại vô tình tạo ra hệ thống khó sử dụng và tốn kém.
• So sánh với phần mềm lớn: SME thường lấy SAP, Salesforce hay Odoo làm chuẩn, trong khi quy mô và nhu cầu hoàn toàn khác biệt.
• Thiếu phân tích nhu cầu thật sự: doanh nghiệp ít khi dành thời gian hỏi nhân sự nội bộ xem họ gặp khó khăn gì, dẫn đến sản phẩm có tính năng “đẹp” nhưng không dùng được.
• Thiếu kinh nghiệm thiết kế hệ thống: không có Product Owner hoặc chuyên gia dẫn dắt, nên mọi thứ đều được gắn nhãn “cần làm ngay”.

Kết quả là một sản phẩm đầy tính năng nhưng không giải quyết được vấn đề cốt lõi.

Cách xác định đúng tính năng cần thiết

Để tránh rơi vào bẫy “càng nhiều càng tốt”, SME có thể áp dụng một quy trình 4 bước đơn giản:

1. Liệt kê quy trình hiện tại: quan sát cách nhân viên làm việc, đặc biệt là những thao tác thủ công hoặc gây mất thời gian.
2. Chọn điểm nghẽn cần cải thiện ngay: ưu tiên những khâu tạo ra chi phí, sai sót hoặc khiến khách hàng không hài lòng.
3. Thiết kế tính năng xoay quanh người dùng chính: tập trung vào trải nghiệm của nhân viên nội bộ, không phải để “trình diễn”.
4. Đánh giá ROI: mỗi tính năng nên trả lời được câu hỏi: có tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, hoặc nâng cao sự hài lòng của người dùng không?

Vận dụng thực tế: SME trong ngành F&B

Một công ty phân phối F&B từng quản lý đơn hàng qua Zalo và file Excel, dẫn đến thất lạc thông tin và chậm trễ giao hàng. Khi bắt đầu làm hệ thống bán hàng, họ liệt kê tới 12 tính năng, từ CRM cho đến marketing automation.

Sau khi phân tích cùng đội ngũ tư vấn, sản phẩm rút gọn chỉ còn 3 tính năng: đặt hàng và theo dõi đơn, quản lý tồn kho realtime, và báo cáo công nợ đơn giản.

Kết quả là chỉ sau 4 tuần, hệ thống được triển khai và hơn 80% nhà phân phối đã sử dụng thường xuyên, gần như không cần đào tạo.

Meganex và triết lý thiết kế sản phẩm số cho SME

Tại Meganex, chúng tôi luôn tin rằng thiết kế thông minh không nằm ở số lượng tính năng, mà nằm ở việc chọn đúng tính năng. Với khách hàng SME, chúng tôi áp dụng nguyên tắc: bắt đầu từ bài toán vận hành thật sự, ưu tiên chức năng có ROI cao, và xây dựng hệ thống mở, dễ mở rộng.

Chúng tôi không chỉ “triển khai phần mềm”, mà đồng hành cùng doanh nghiệp để biến sản phẩm số trở thành lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Tìm hiểu thêm những kiến thức bổ ích khác tại đây!

BẠN ĐANG TÌM KIẾM ĐỐI TÁC CHUYỂN ĐỔI SỐ HIỆU QUẢ?

Hãy đồng hành cùng Meganex.

Chúng tôi cung cấp giải pháp toàn trình cho doanh nghiệp: phát triển sản phẩm số, tư vấn chiến lược, tối ưu vận hành và tích hợp công nghệ. Với sứ mệnh “từ ý tưởng đến triển khai”, Meganex mang đến những giải pháp công nghệ thực tiễn, linh hoạt và đúng thời điểm.

>>> Kết nối ngay: MEGANEX – LinkedIn